□ 南充市人社局 王 涛

毕业生档案管理是人才交流中心日常工作的重要内容，关系到能否最大化发挥人才作用，并直接影响到人才的优化配置。由于大学毕业生的不断增加，人才交流中心接受和保管的档案数量也愈来愈多，在管理过程中也暴露了不少问题，因此，我们必须正确认识和对待这些问题，在实际工作中不断研究相关措施来提高档案管理的效率和水平。

存在的问题

档案管理人员配备不足。根据我国档案管理的有关规定，每千卷档案都要有一名档案管理人员专门负责，但多数档案管理岗位的人员达不到这个比例，而由于大学扩招，每年大学毕业生的人数却在不断增长，档案数量也随之增多，以南充市人才流动中心为例，今年接收的大学生档案数已经超过了25000份，而专业档案管理人员仅仅5人。一个人分管几项工作，承担了远远超标的工作量，严重影响档案管理工作的质量和效果。

被弃档案管理难度大。随着经济的迅猛发展，我国就业流动率也不断增大。人才的加速流动给人才交流中心档案管理工作带来一定压力。部分学生毕业后档案寄放在人才交流中心后，便置之不理，而等到需要档案的时候才去人才交流中心提取档案。面对大量被“遗弃”档案，档案管理人员既无法保证档案的及时更新，又占用了本不宽裕的档案存放空间，给档案管理工作带来不小的困难。

档案管理信息化程度不高。 在当今时代，信息化管理已经走入各行各业，但档案管理还远没有达到信息化管理的要求。一方面很多基层单位条件较差，负担不起管理软件的费用，只能用基本的office软件来办公，信息化无从谈起。另一方面，纸质档案的信息化管理，需要把纸质的档案全部录入成电子版的，这样大的工作量，需要更多的人力物力，部分基层单位的档案管理本来就技术落后、人员匮乏，因此无法保证档案管理信息化的水平。

重视和认识程度不够。目前，由于对档案管理的重要性认识的不足，导致部分基层人才交流中心管理人员认为档案管理就是简单的档案收发，签字盖章而已，对档案人员的配备、制度的完善和专业素质的提升的重视程度不足，这必然影响档案管理工作的效率和质量。

加强人才交流中心档案管理的措施

首先应积极引进人才，按照档案管理的相关规定和实际需求配备足够的专职人员。对在职的管理人员，加强组织参加专业技术培训，培养出更多专业素质过硬、工作经验丰富还懂得信息化技术的复合型人才。另外，还可以引进高校相关专业的大四学生来实习，对实习生进行相关专业培训后，可以辅助人才交流中心的管理人员进行部分工作，比如新进档案的登记、分类、拆封、邮寄等基础性工作，这样不但解决了相关专业学生的实习问题，也可以缓解人才交流中心7-10月的档案接收高峰期人手严重不足的问题。

进一步完善档案管理办法。为了更好的实现档案的规范管理，管理人员应该将管理办法统一化，通过统一归类的办法来实现档案的规范管理和办法的一致性。可以对档案进行分类、专人负责、档案的转出和转入都要按照相关规定和程序严格执行。对档案分类，可以按时间分类、也可以按来源分类，一级分类后，再进行二级分类，比如一级按地区分类的档案可以再按照姓名、年龄、专业等区分，然后做好标记，方便查找和管理。分派专人去管理被弃档案，及时清理分类。 

加强信息化管理。人才交流中心在接收毕业生档案的时候，就应该将档案中的信息完整录入到电脑系统，日常的管理工作比如档案的调入调出，档案材料的增减等也应该在电脑系统里记录，并同时做好多机备份和云端备份，做到相关材料能在电脑上一目了然的查阅到。在可能的情况下，加大资金投入，购买适合的管理软件，使档案管理更科学更系统，这有利于档案的统一管理，既节约了时间，减少了不必要的程序，提高了效率，也为毕业生档案管理提供了更有效更便捷的途径。

提高对档案管理重要性的认识。档案管理是一项责任重大、意义深远又复杂的工作，它关系到存档本人一生的命运。对于人才交流中心档案管理的从业人员，要定期进行专业知识的培训，增强管理人员的业务技能。加强思想道德建设，提升管理人员的责任感和使命感。上级主管部门应该不定期对档案管理工作进行监督和抽查，发现问题要制定相应的改进方案，并执行实施。

综上所述，我们应该正确面对目前人才交流中心档案管理工作存在的问题，不断总结经验，不断探索改进措施，把档案管理工作落到实处。并积极做好档案管理重要性的宣传工作，为档案所有人提供高质量的服务，使档案管理工作上一个新的台阶！